By Yunan Adjie 
Momen company gathering selalu jadi acara yang ditunggu-tunggu, terutama setelah rutinitas kerja yang padat dan bikin kepala panas. Selain untuk rehat sejenak, gathering ini juga penting banget buat mempererat hubungan antar karyawan dan menumbuhkan semangat kerja. Tapi, agar acaranya berjalan lancar, tentu dibutuhkan persiapan yang matang.
Mulai dari pemilihan lokasi, susunan acara, hingga transportasi, semua harus dipikirkan secara detail. Nah, untuk urusan transportasi khususnya, banyak perusahaan sekarang memilih perusahaan rental bus sebagai solusi praktis dan nyaman untuk perjalanan rombongan. Bus besar yang nyaman dan bisa muat banyak orang jadi opsi jitu biar seluruh tim bisa berangkat bareng, tanpa drama.
Di artikel ini, kamu bakal menemukan berbagai tips penting buat menyelenggarakan company gathering yang bukan cuma efektif, tapi juga meninggalkan kesan mendalam bagi semua peserta. Yuk, simak sampai habis!
Tentukan Tujuan dan Konsep Acara Sejak Awal
Sebelum mikir soal hotel atau transportasi, yang paling pertama harus ditentukan adalah: apa tujuan gathering ini? Apakah ingin mempererat tim? Memberi penghargaan? Atau sekadar refreshing?
Begitu tahu tujuannya, kamu bisa mulai menentukan konsep. Misalnya, kalau tujuannya memperkuat kerja sama tim, bisa pilih konsep outbound atau team building. Kalau ingin lebih santai, bisa ke villa atau resort dengan suasana alam terbuka. Konsep ini nantinya akan jadi acuan utama dalam memilih lokasi, aktivitas, dan durasi acara.
Lokasi: Pilih yang Menarik Tapi Tetap Aksesibel
Lokasi gathering juga memegang peran besar dalam keberhasilan acara. Tempat yang terlalu jauh bisa bikin peserta kelelahan duluan sebelum sampai. Sebaliknya, tempat yang terlalu dekat bisa terasa kurang istimewa.
Coba pilih lokasi yang suasananya beda dari lingkungan kantor, seperti pegunungan, pantai, atau kawasan wisata. Tapi pastikan juga akses jalannya baik dan aman untuk rombongan besar. Nah, di sinilah pentingnya transportasi yang nyaman dan memadai.
Transportasi: Bareng-Bareng Lebih Seru
Biar semua bisa sampai bareng, tepat waktu, dan tetap happy selama perjalanan, sewa big bus pariwisata jadi solusi yang paling cocok. Selain efisien, bus besar juga memungkinkan seluruh peserta berangkat bersama tanpa terpecah dalam kendaraan kecil.
Bus pariwisata sekarang juga sudah sangat nyaman. Kursinya empuk, full AC, bahkan ada yang sudah dilengkapi TV dan karaoke. Jadi selama perjalanan, peserta bisa ngobrol, bercanda, atau main game bareng. Dijamin seru!
Kelebihan lainnya, big bus juga lebih mudah dikoordinasikan. Tinggal tentukan titik kumpul dan waktu berangkat, panitia bisa langsung memastikan semua peserta ikut dalam rombongan. Nggak ada lagi drama “nyasar di jalan” atau “telat karena salah arah”.
Rancang Itinerary yang Seimbang
Company gathering yang baik itu yang punya itinerary (jadwal acara) seimbang antara kegiatan serius dan santai. Jangan semua waktu diisi dengan sesi motivasi atau presentasi. Beri ruang juga buat peserta bersantai, menikmati alam, atau ikut games seru yang ringan tapi membangun kerja sama.
Misalnya, pagi bisa diisi dengan ice breaking dan games berkelompok, siang dengan kegiatan bebas seperti berenang atau menjelajah sekitar lokasi, malamnya ditutup dengan api unggun atau hiburan karaoke.
Yang penting, sesuaikan kegiatan dengan profil peserta. Kalau pesertanya banyak yang senior, hindari games yang terlalu fisik. Kalau banyak anak muda, justru games kompetitif bisa jadi pemicu semangat.
Perhatikan Konsumsi dan Akomodasi
Sering kali yang bikin gathering nggak nyaman justru bukan acaranya, tapi makanannya. Jangan sampai makanan datang telat, kurang banyak, atau nggak cocok dengan selera peserta. Pilih vendor catering yang sudah berpengalaman dan pastikan ada menu cadangan kalau-kalau ada peserta yang punya pantangan makanan.
Untuk akomodasi, usahakan semua peserta bisa tidur nyaman, minimal sekamar dua atau tiga orang. Hindari menggabungkan terlalu banyak orang dalam satu kamar kecuali memang konsepnya camping atau backpacking. Ingat, gathering ini tujuannya refreshing, bukan bikin orang jadi nggak bisa istirahat.
Jangan Lupa Dokumentasi
Bagian penting lain dari gathering yang sering dianggap remeh adalah dokumentasi. Foto dan video bisa jadi kenangan berharga dan bahkan bahan promosi internal perusahaan. Kalau anggarannya cukup, sewa fotografer profesional bisa jadi pilihan. Tapi kalau nggak, cukup siapkan satu atau dua orang yang bertugas memotret selama acara berlangsung.
Biar makin seru, bisa juga siapkan photobooth atau tema dress code tertentu agar hasil fotonya lebih kompak dan lucu. Dokumentasi ini nantinya bisa diputar ulang saat presentasi akhir tahun, atau jadi konten media sosial perusahaan.
Evaluasi dan Feedback
Setelah acara selesai, jangan langsung bubar. Ambil waktu sebentar untuk mengumpulkan feedback dari peserta. Bisa lewat kuesioner singkat atau sesi ngobrol santai. Dari sini, panitia bisa tahu bagian mana yang paling disukai dan bagian mana yang perlu diperbaiki di event selanjutnya.
Feedback ini penting supaya gathering ke depannya bisa lebih baik, sesuai ekspektasi, dan makin menyenangkan untuk semua karyawan.
Jadi, Siap Bikin Gathering Kantormu Jadi Momen Tak Terlupakan?
Company gathering bukan sekadar liburan bareng kantor. Ini adalah momen untuk membangun kekompakan, menyegarkan pikiran, dan memperkuat semangat kerja. Tapi supaya semua tujuan itu tercapai, perencanaannya harus serius dan matang.
Mulai dari konsep, lokasi, akomodasi, hingga transportasi, semua harus diperhitungkan. Khusus untuk transportasi rombongan, sewa big bus pariwisata dari Happy Trans bisa jadi solusi terbaik. Dengan fasilitas lengkap dan armada yang terawat, perjalanan menuju lokasi gathering akan terasa nyaman, seru, dan tentu saja tanpa drama.